01 Was sagt das Gesetz?
Die Buchführungspflicht für Schweizer Unternehmen ist im Obligationenrecht geregelt, konkret in Art. 957 OR. Dort steht: Wer verpflichtet ist, seine Firma ins Handelsregister einzutragen, muss eine ordentliche Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Rechnungslegung führen.
Für Einzelunternehmen bedeutet das: Sobald du einen Jahresumsatz von CHF 500'000 oder mehr erzielst, bist du zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet — und damit automatisch zur ordentlichen (doppelten) Buchführung. Unterhalb dieser Schwelle greift Art. 957 Abs. 2 OR: Du musst lediglich über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage Buch führen. Das ist die sogenannte vereinfachte Buchführung.
Aber Achtung: Auch wenn du unter der Schwelle liegst, musst du deine Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentieren. Das Steueramt akzeptiert keine leeren Ordner. Die Pflicht zur Buchführung besteht ab dem ersten Tag deiner Selbständigkeit — unabhängig vom Umsatz.
02 Vereinfachte vs. ordentliche Buchführung
Das Schweizer Recht kennt zwei Stufen der Buchführung. Welche für dich gilt, hängt primär von deinem Jahresumsatz ab. Hier der direkte Vergleich:
| Kriterium | Vereinfacht (EAR) | Ordentlich (doppelt) |
|---|---|---|
| Umsatzschwelle | Unter CHF 500'000 | Ab CHF 500'000 |
| Methode | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | Doppelte Buchführung mit Bilanz |
| Bilanz erforderlich | Nein | Ja |
| Erfolgsrechnung | Nicht formal nötig | Ja, zwingend |
| HR-Eintrag | Freiwillig | Pflicht (ab CHF 100'000) |
| Aufwand | Gering | Mittel bis hoch |
| Geeignet für | Freelancer, kleine Einzelfirmen | Wachsende Unternehmen |
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist für die meisten Selbständigen die richtige Wahl. Du listest chronologisch alle Einnahmen und Ausgaben auf und berechnest am Jahresende den Gewinn. Das genügt fürs Steueramt und ist mit einer guten Software in wenigen Minuten pro Woche erledigt.
Die doppelte Buchführung wird ab CHF 500'000 Jahresumsatz Pflicht. Dabei wird jede Buchung auf mindestens zwei Konten erfasst (Soll und Haben), und du erstellst am Jahresende eine vollständige Bilanz sowie eine Erfolgsrechnung. Das ist deutlich aufwändiger, bietet aber mehr Transparenz über die finanzielle Lage deines Unternehmens.
03 Was muss ich aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflicht ist im Schweizer Recht klar geregelt: 10 Jahre musst du alle geschäftsrelevanten Unterlagen aufbewahren. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde. Diese Pflicht gilt für alle Selbständigen — unabhängig von der Grösse des Unternehmens.
Was genau musst du aufbewahren? Die Pflicht umfasst folgende Kategorien:
- Buchungsbelege: Alle Belege, die einer Buchung zugrunde liegen — Quittungen, Kassenzettel, Bankbelege, Kreditkartenabrechnungen
- Rechnungen: Alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen (Debitoren und Kreditoren)
- Geschäftskorrespondenz: Verträge, Offerten, Auftragsbestätigungen, relevante E-Mails
- Buchhaltungsunterlagen: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz/Erfolgsrechnung, Journal, Kontoauszüge
- Steuerunterlagen: Steuererklärungen, MWST-Abrechnungen, AHV-Bescheinigungen
- Inventar: Falls vorhanden, eine jährliche Vermögensaufstellung
Die 10-Jahres-Frist gilt sowohl für Papier- als auch für digitale Dokumente. Du musst sicherstellen, dass die Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar und zugänglich bleiben. Ein gut organisiertes digitales Archiv ist deshalb der Papier-Ablage klar überlegen.
04 MWST und Buchhaltung
Sobald du MWST-pflichtig bist — also ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000 — steigen die Anforderungen an deine Buchhaltung erheblich. Die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) verlangt eine detailliertere Dokumentation als das kantonale Steueramt.
Konkret musst du bei MWST-Pflicht zusätzlich folgende Punkte beachten:
- MWST-konforme Rechnungen: Jede ausgestellte Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten — inklusive MWST-Nummer, Steuersatz und Steuerbetrag
- Vorsteuerabzug dokumentieren: Wenn du die effektive Methode nutzt, musst du für jeden Vorsteuerabzug einen formell korrekten Beleg vorweisen können. Ohne Beleg = kein Abzug
- MWST-Journal: Du brauchst eine lückenlose Aufstellung aller steuerbaren Umsätze und Vorsteuern, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (8.1% Normalsatz, 2.6% reduzierter Satz, 3.8% Sondersatz)
- Quartals- oder Halbjahresabrechnung: Je nach Methode reichst du deine MWST-Abrechnung quartalsweise (effektive Methode) oder halbjährlich (Saldosteuersatz) bei der ESTV ein
MWST-Nr: CHE-123.456.789 MWST
Leistung: Website-Redesign
Nettobetrag: CHF 5'000.00
MWST 8.1%: CHF 405.00
Total: CHF 5'405.00
05 Digitale vs. Papier-Buchhaltung
Das Schweizer Recht erlaubt die vollständig digitale Buchführung. Du darfst deine Belege scannen, fotografieren oder direkt digital empfangen und archivieren. Papier-Originale müssen nicht zusätzlich aufbewahrt werden, solange die digitale Kopie die Anforderungen erfüllt.
Allerdings stellt das Gesetz klare Anforderungen an die digitale Archivierung:
- Unveränderbarkeit: Die gespeicherten Belege dürfen nachträglich nicht verändert werden können. PDF-Dateien auf einer Festplatte reichen grundsätzlich — manipulationssichere Formate sind aber empfohlen
- Lesbarkeit: Die Dokumente müssen während der gesamten 10-jährigen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Regelmässige Backups sind Pflicht
- Systematische Ablage: Du musst Belege innert nützlicher Frist auffinden können. Eine chaotische Ordnerstruktur auf dem Desktop genügt nicht
- Verfügbarkeit: Bei einer Prüfung durch das Steueramt oder die ESTV musst du die Unterlagen zeitnah und in lesbarer Form vorlegen können
| Kriterium | Digital | Papier |
|---|---|---|
| Suchbarkeit | Sofort durchsuchbar | Manuelles Blättern |
| Platzbedarf | Minimal (Cloud) | Ordner, Regale |
| Sicherheit | Backup nötig | Feuerschutz nötig |
| Gesetzlich erlaubt | Ja | Ja |
| Beleg-Verlust | Gering (mit Backup) | Hoch (Thermopapier) |
| Übergabe an Treuhänder | Per Klick (PDF/ZIP) | Physisch übergeben |
Die digitale Buchhaltung ist nicht nur erlaubt, sondern in der Praxis klar überlegen. Du sparst Platz, findest Belege schneller und kannst deine gesamte Buchhaltung als PDF oder ZIP an den Treuhänder oder das Steueramt senden. Wichtig: Stelle sicher, dass du regelmässige Backups machst — am besten automatisiert in der Cloud.
06 Wie Einzly die Pflicht vereinfacht
Die gesetzlichen Anforderungen klingen erst einmal nach viel Arbeit. In der Praxis lässt sich das Meiste aber automatisieren — und genau dafür ist Einzly gebaut. Als Buchhaltungstool speziell für Schweizer Selbständige deckt Einzly alle Pflichten ab, ohne dass du dich mit Buchhaltungstheorie beschäftigen musst.
So hilft dir Einzly konkret:
- Automatische Kategorisierung: Einnahmen und Ausgaben werden automatisch den richtigen Kategorien zugeordnet. Du musst keine Kontenpläne kennen
- Digitale Belege: Fotografiere Belege direkt in der App. Sie werden dem richtigen Geschäftsvorfall zugeordnet und 10 Jahre archiviert
- EAR auf Knopfdruck: Deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird automatisch erstellt und ist jederzeit als PDF exportierbar
- MWST-Abrechnung: Falls du MWST-pflichtig bist, berechnet Einzly deine Schuld automatisch — egal ob effektive Methode oder Saldosteuersatz
- Jahresabschluss als ZIP: Alle Belege, die EAR, MWST-Zusammenfassung und weitere Dokumente in einem ZIP-Export fürs Steueramt oder den Treuhänder
07 Häufige Fragen zur Buchhaltungspflicht
Muss ich als Selbständiger einen Treuhänder beauftragen?
Nein, das Gesetz verlangt keinen Treuhänder. Du darfst deine Buchhaltung komplett selbst führen. Viele Selbständige nutzen dafür eine einfache Software wie Einzly. Ein Treuhänder kann sinnvoll sein, wenn du komplexe Geschäftsfälle hast oder unsicher bist — Pflicht ist er aber nicht.
Was passiert, wenn ich keine Buchhaltung führe?
Das Steueramt schätzt dein Einkommen nach eigenem Ermessen — meistens zu deinen Ungunsten. Zudem riskierst du Bussen und kannst bei einer MWST-Kontrolle keine Vorsteuern geltend machen. Im schlimmsten Fall droht eine Steuernachzahlung samt Verzugszinsen.
Kann ich meine Buchhaltung komplett digital führen?
Ja. Das Schweizer Recht erlaubt digitale Buchführung, sofern die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Belege gewährleistet ist. Du musst die digitalen Belege 10 Jahre lang aufbewahren und sie bei Bedarf lesbar vorlegen können.
Brauche ich eine spezielle Software für die Buchhaltung?
Gesetzlich ist keine bestimmte Software vorgeschrieben. Du könntest theoretisch sogar mit Excel arbeiten. Eine spezialisierte Lösung wie Einzly vereinfacht aber die Pflichterfüllung erheblich: automatische Kategorisierung, digitale Belege und PDF-Export für den Jahresabschluss.