01 Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist eine vereinfachte Form der Buchführung, die das Schweizer Obligationenrecht in OR Art. 957 für kleinere Unternehmen vorsieht. Sie ist die einfachste und gleichzeitig gesetzeskonforme Art, deine Geschäftszahlen zu dokumentieren.
Im Gegensatz zur doppelten Buchführung (mit Bilanz und Erfolgsrechnung) erfasst die EAR ausschliesslich Geldflüsse: Was kommt rein (Einnahmen) und was geht raus (Ausgaben). Das Ergebnis ist dein Gewinn oder Verlust – und genau diese Zahl brauchst du für die Steuererklärung.
Die EAR ist für Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 500'000 gedacht. Wer über dieser Grenze liegt, muss die doppelte Buchführung anwenden. Für die grosse Mehrheit der Freelancer, Berater und Kleinunternehmer ist die EAR aber völlig ausreichend.
02 Wer darf die EAR führen?
Die vereinfachte Buchführung per EAR steht nicht jedem Unternehmen offen. Die Berechtigung hängt von der Rechtsform und dem Umsatz ab.
| Kriterium | EAR erlaubt? | Doppelte Buchführung? |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz | Ja | Freiwillig |
| Einzelunternehmen ab CHF 500'000 Umsatz | Nein | Pflicht |
| GmbH oder AG (jede Grösse) | Nein | Pflicht |
| Kollektiv-/Kommanditgesellschaft unter CHF 500'000 | Ja | Freiwillig |
| Verein (nicht im HR eingetragen) | Ja | Freiwillig |
Wichtig: Die Grenze von CHF 500'000 bezieht sich auf den Jahresumsatz (Bruttoerlös), nicht auf den Gewinn. Wenn du als Einzelunternehmer CHF 500'000 oder mehr Umsatz erzielst, musst du ab dem folgenden Geschäftsjahr zur doppelten Buchführung wechseln.
03 Aufbau einer EAR
Eine EAR besteht im Kern aus drei Teilen: Einnahmen, Ausgaben und dem Ergebnis (Gewinn oder Verlust). Die Kategorien werden so gewählt, dass sie zu deiner Tätigkeit passen und dem Steueramt eine nachvollziehbare Übersicht bieten.
Typische Einnahmen-Kategorien:
- Honorare / Dienstleistungserlöse
- Warenverkauf / Produktverkauf
- Nebeneinnahmen (z.B. Kursgebühren, Lizenzen)
- Zinseinnahmen aus Geschäftskonten
Typische Ausgaben-Kategorien:
- Büro / Miete / Coworking
- Material- und Wareneinkauf
- Software und IT-Dienstleistungen
- Telefon und Internet
- Versicherungen (Berufshaftpflicht, Krankentaggeld)
- Reise- und Fahrtkosten
- Weiterbildung
- AHV/IV/EO-Beiträge
- MWST-Zahlung (falls MWST-pflichtig)
- Abschreibungen (Büroausstattung, Laptop, etc.)
Das Ergebnis ergibt sich einfach aus: Total Einnahmen minus Total Ausgaben = Gewinn (oder Verlust). Dieser Gewinn ist gleichzeitig dein steuerbares Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit.
04 Praktisches Beispiel
Hier ein realistisches Beispiel einer EAR für eine freiberufliche Designerin mit einem Jahresumsatz von CHF 82'000:
Grafikdesign-Aufträge: CHF 72'000
Branding-Workshops: CHF 8'500
Stockfoto-Lizenzeinnahmen: CHF 1'500
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Total Einnahmen: CHF 82'000
═══ AUSGABEN ═══
Büro (Coworking-Abo): CHF 4'800
Adobe Creative Cloud: CHF 780
Figma, Canva, Tools: CHF 540
Laptop (Abschreibung 3 Jahre): CHF 1'000
Telefon / Internet: CHF 1'440
Berufshaftpflichtversicherung: CHF 480
Weiterbildung / Kurse: CHF 1'200
Reisekosten (Kundenbesuche): CHF 2'800
Büromaterial / Druckkosten: CHF 650
AHV/IV/EO-Beiträge: CHF 7'210
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Total Ausgaben: CHF 20'900
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GEWINN: CHF 61'100
→ Steuerbares Einkommen aus
selbständiger Erwerbstätigkeit
Dieses Ergebnis von CHF 61'100 wird in der Steuererklärung als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit deklariert. Die EAR selbst wird als Beilage eingereicht.
05 EAR richtig führen: Tipps
Eine EAR ist nur so gut wie die Daten darin. Damit dein Abschluss reibungslos klappt und das Steueramt keine Fragen stellt, beachte diese bewährten Tipps:
06 EAR mit Einzly erstellen
Einzly wurde genau für Selbständige entwickelt, die eine einfache, gesetzeskonforme Buchhaltung brauchen – ohne Vorkenntnisse und ohne Treuhänder.
- Automatische Kategorisierung: Einnahmen und Ausgaben werden beim Erfassen automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Du musst nicht wissen, welche Kontonummer wohin gehört.
- Laufende EAR: Deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird in Echtzeit aktualisiert. Du siehst jederzeit deinen aktuellen Gewinn und deine Ausgabenstruktur.
- PDF-Export für das Steueramt: Am Jahresende exportierst du deine EAR als sauber formatiertes PDF – bereit zum Einreichen mit der Steuererklärung.
- Beleg-Upload: Fotografiere Belege direkt in der App und verknüpfe sie mit der jeweiligen Buchung. So ist alles digital archiviert und du erfüllst die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
07 Häufige Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Brauche ich eine doppelte Buchführung?
Nur wenn dein Jahresumsatz CHF 500'000 übersteigt. Darunter genügt gemäss OR Art. 957 die vereinfachte Buchführung in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR). Als Einzelunternehmer unter dieser Grenze bist du mit der EAR vollständig gesetzeskonform.
Kann ich die EAR in Excel führen?
Ja, grundsätzlich ist Excel dafür geeignet. Du brauchst ein Tabellenblatt mit Spalten für Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag. Wichtig ist, dass du alle Einträge lückenlos und chronologisch erfasst. Allerdings fehlen in Excel Funktionen wie automatische Kategorisierung, Beleg-Verknüpfung und PDF-Export – hier lohnt sich ein spezialisiertes Tool wie Einzly.
Was ist der Unterschied zwischen EAR und doppelter Buchführung?
Die EAR erfasst nur Geldflüsse – was reinkommt und was rausgeht. Die doppelte Buchführung erfasst zusätzlich Vermögenswerte, Schulden und Eigenkapital über eine Bilanz und Erfolgsrechnung. Jede Buchung wird auf mindestens zwei Konten verbucht (Soll und Haben). Für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz ist die EAR ausreichend und deutlich einfacher.
Gilt die EAR für die Steuererklärung?
Ja. Die EAR wird als Beilage zur Steuererklärung eingereicht und bildet die Grundlage für die Besteuerung deines Geschäftsgewinns. Das Steueramt akzeptiert die EAR für Einzelunternehmen unter CHF 500'000 Umsatz. Dein Gewinn aus der EAR wird als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit besteuert.