01 Was ist eine QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist seit dem 30. September 2022 das einzige gültige Zahlungsformat in der Schweiz. An diesem Datum wurden die alten orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine endgültig abgeschafft. Banken und PostFinance akzeptieren seither ausschliesslich QR-Rechnungen.
Das Herzstück jeder QR-Rechnung ist der Swiss QR Code – ein zweidimensionaler Barcode nach ISO 18004. Dieser enthält sämtliche Zahlungsinformationen in maschinenlesbarer Form: Empfänger, IBAN, Betrag, Währung und Referenznummer. Die Spezifikation wird von SIX (dem Betreiber der Schweizer Finanzinfrastruktur) definiert und regelmässig aktualisiert.
Der Zahlteil mit dem Swiss QR Code wird am unteren Rand der Rechnung gedruckt und kann vom Zahlungspflichtigen direkt mit der Banking-App gescannt werden. Alternativ kann die Rechnung am Postschalter oder per E-Banking bezahlt werden, indem die Referenznummer manuell eingegeben wird.
02 Pflichtfelder einer QR-Rechnung
Damit eine QR-Rechnung gültig ist und von Banken verarbeitet werden kann, müssen bestimmte Felder korrekt ausgefüllt sein. Der SIX-Standard definiert den genauen Aufbau des QR-Payloads.
| Feld | Beschreibung | Pflicht? |
|---|---|---|
| IBAN / QR-IBAN | Konto des Zahlungsempfängers (CH oder LI) | Ja |
| Zahlungsempfänger | Name und Adresse (strukturiert oder kombiniert) | Ja |
| Betrag | Zahlbetrag (kann leer sein bei offenen Beträgen) | Optional |
| Währung | CHF oder EUR | Ja |
| Zahlungspflichtiger | Name und Adresse des Zahlers | Optional |
| Referenztyp | QRR (QR-Referenz), SCOR oder NON | Ja |
| Referenznummer | 26-stellig (QRR) oder strukturiert (SCOR) | Bei QRR/SCOR |
| Zusätzliche Informationen | Freitext für Rechnungsdetails (max. 140 Zeichen) | Optional |
Die Felder «Betrag» und «Zahlungspflichtiger» sind technisch optional. Du kannst eine QR-Rechnung ohne Betrag erstellen – z.B. für Spendenaufrufe. In der Praxis gibst du aber fast immer einen Betrag an, damit der Kunde die Rechnung mit einem Scan direkt bezahlen kann.
03 QR-IBAN vs. normale IBAN
Ein häufiger Stolperstein ist die Unterscheidung zwischen QR-IBAN und normaler IBAN. Beide sehen ähnlich aus, haben aber unterschiedliche Einsatzgebiete und können nicht beliebig ausgetauscht werden.
Die QR-IBAN erkennst du an der Instituts-Identifikation (IID) im Bereich 30000 bis 31999. Sie wird ausschliesslich für QR-Rechnungen mit QR-Referenz (Referenztyp QRR) verwendet. Deine Bank stellt dir auf Anfrage eine QR-IBAN aus – sie unterscheidet sich von deiner normalen IBAN und hat eine andere Kontonummer.
Die normale IBAN (IID ausserhalb 30000-31999) verwendest du für QR-Rechnungen mit SCOR-Referenz (Structured Creditor Reference nach ISO 11649) oder ganz ohne Referenz (Referenztyp NON).
| Merkmal | QR-IBAN | Normale IBAN |
|---|---|---|
| IID-Bereich | 30000 – 31999 | Alle anderen |
| Referenztyp | QRR (QR-Referenz) | SCOR oder NON |
| Referenznummer | 26-stellig, numerisch | ISO 11649 oder keine |
| Automatischer Abgleich | Ja (wie ESR früher) | Eingeschränkt |
| Geeignet für | Regelmässige Rechnungsstellung | Einmalige Zahlungen |
04 QR-Rechnung erstellen: 5 Schritte
So erstellst du eine korrekte QR-Rechnung – egal ob manuell oder mit Software. Diese fünf Schritte gelten für alle Varianten.
- IBAN oder QR-IBAN bereithalten. Prüfe bei deiner Bank, ob du eine QR-IBAN hast. Wenn du mit QR-Referenz arbeiten willst, brauchst du zwingend eine QR-IBAN. Für SCOR oder Zahlungen ohne Referenz genügt die normale IBAN.
- Empfängerdaten erfassen. Trage deinen vollständigen Namen (oder Firmenname) und deine Adresse ein. Die Adresse muss strukturiert sein: Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Ländercode (CH oder LI).
- Referenznummer generieren. Wenn du eine QR-IBAN nutzt, erstelle eine 26-stellige QR-Referenznummer. Diese enthält typischerweise deine Kundennummer und Rechnungsnummer, plus eine Prüfziffer (Modulo 10, rekursiv). Bei SCOR-Referenz nutzt du das ISO-11649-Format.
- Zahlungsinformationen zusammenstellen. Füge Betrag (in CHF oder EUR), Währung und optional die Adresse des Zahlungspflichtigen hinzu. Bei «Zusätzliche Informationen» kannst du z.B. die Rechnungsnummer als Freitext angeben.
- Swiss QR Code generieren und drucken. Der QR-Code muss exakt 46 × 46 mm gross sein und das Schweizer Kreuz in der Mitte enthalten. Der Zahlteil wird am unteren Rand der Rechnung platziert, mit Abtrennlinie und Empfangsschein links.
0200 // Version
1 // Coding Type (UTF-8)
CH4431999123000889012 // IBAN (ohne Leerzeichen!)
S // Adresstyp (S=strukturiert)
Muster GmbH // Name Empfänger
Musterstrasse 1 // Strasse + Nr
8000 // PLZ
Zürich // Ort
CH // Ländercode
1500.00 // Betrag
CHF // Währung
QRR // Referenztyp
210000000003139471430009017 // Referenznummer
EPD // Trailer
Rechnung Nr. 2026-001 // Zusatzinfo
05 Häufige Fehler vermeiden
In der Praxis sehen wir immer wieder dieselben Fehler bei QR-Rechnungen. Diese führen dazu, dass die Rechnung von der Bank abgelehnt wird oder der Zahlungseingang nicht zugeordnet werden kann.
- IBAN mit Leerzeichen im QR-Payload. Das ist der häufigste Fehler. Die IBAN muss im QR-Code immer ohne Leerzeichen stehen – also
CH4431999123000889012stattCH44 3199 9123 0008 8901 2. Auf dem gedruckten Zahlteil darf sie formatiert sein, aber im QR-Code niemals. - Falsche Kombination von IBAN und Referenztyp. Eine QR-IBAN verlangt zwingend den Referenztyp QRR. Eine normale IBAN akzeptiert nur SCOR oder NON. Wenn du diese Kombination verwechselst, wird die Zahlung abgelehnt.
- Ungültige Prüfziffer bei der Referenznummer. Die QR-Referenz hat eine Prüfziffer nach Modulo 10 (rekursiv). Wenn du die Referenz manuell zusammenbaust und die Prüfziffer falsch berechnest, funktioniert die automatische Zuordnung nicht.
- Falsches QR-Code-Format. Der Swiss QR Code muss genau 46 × 46 mm gross sein, das Schweizer Kreuz enthalten und auf weissem Hintergrund gedruckt werden. Ein zu kleiner oder verzerrter Code kann nicht gescannt werden.
- Fehlende Abtrennlinie. Der Zahlteil muss durch eine Abtrennlinie (mit Scherensymbol) vom Rest der Rechnung getrennt sein. Ohne diese Linie kann der Zahlteil nicht am Postschalter verarbeitet werden.
.replace(/\s/g, "") bereinigen.
06 QR-Rechnung mit Einzly
Einzly nimmt dir die gesamte Komplexität ab. Du gibst einmal deine IBAN (oder QR-IBAN) ein, erfasst deine Firmendaten – und ab dann generiert Einzly bei jeder Rechnung automatisch einen normkonformen Swiss QR Code.
Das bedeutet im Detail:
- Automatische Referenznummer-Generierung. Einzly erstellt für jede Rechnung eine eindeutige QR-Referenznummer mit korrekter Prüfziffer. Du musst nichts manuell berechnen.
- IBAN-Validierung. Einzly prüft beim Setup, ob deine IBAN gültig ist und ob sie zum gewählten Referenztyp passt. Leerzeichen werden automatisch entfernt.
- Korrekter Zahlteil. Der Zahlteil wird in der richtigen Grösse und mit allen Pflichtfeldern generiert – inklusive Schweizer Kreuz, Abtrennlinie und Empfangsschein.
- PDF-Export. Jede Rechnung wird als druckfertiges PDF erstellt, das du direkt versenden oder ausdrucken kannst. Der Zahlteil ist am unteren Rand integriert.
07 Häufige Fragen zur QR-Rechnung
Kann ich noch alte Einzahlungsscheine (ESR) verwenden?
Nein. Seit dem 30. September 2022 sind die alten orangen und roten Einzahlungsscheine (ESR/ES) abgeschafft. Alle Zahlungen in der Schweiz laufen über die QR-Rechnung. Banken und PostFinance akzeptieren die alten Scheine nicht mehr.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und normaler IBAN?
Eine QR-IBAN hat eine spezielle Instituts-Identifikation (IID 30000–31999) und wird für QR-Rechnungen mit QR-Referenz verwendet. Die normale IBAN nutzt du für Rechnungen mit SCOR-Referenz oder ohne Referenz. Beide haben unterschiedliche Kontonummern – du bekommst die QR-IBAN separat von deiner Bank.
Brauche ich spezielle Software für QR-Rechnungen?
Nicht zwingend, aber empfehlenswert. Der Swiss QR Code muss einem exakten Standard entsprechen – Grösse, Datenformat, Prüfziffern. Mit einer Buchhaltungssoftware wie Einzly werden alle technischen Anforderungen automatisch eingehalten, und du sparst dir potenzielle Fehler.
In welchem Format muss die IBAN im QR-Code stehen?
Die IBAN muss im QR-Payload immer ohne Leerzeichen stehen – also z.B. CH4431999123000889012. Auf dem gedruckten Zahlteil darf die IBAN zur besseren Lesbarkeit mit Leerzeichen formatiert sein. Aber im QR-Code selbst sind Leerzeichen nicht zulässig und führen zu Fehlern.