01 Warum sind Pflichtangaben wichtig?
In der Schweiz regelt Art. 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG), welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen. Diese Pflichtangaben sind nicht nur Formalität – sie haben direkte finanzielle Konsequenzen.
Der wichtigste Grund: Vorsteuerabzug. Wenn dein Kunde selbst MWST-pflichtig ist, kann er die MWST auf deiner Rechnung als Vorsteuer abziehen. Aber nur, wenn alle Pflichtangaben vorhanden sind. Fehlt z.B. deine UID-Nummer oder der Steuersatz, kann die ESTV den Vorsteuerabzug verweigern.
Auch für dich selbst ist es wichtig: Eine formal korrekte Rechnung schützt dich bei einer MWST-Revision. Die ESTV prüft stichprobenartig, ob deine ausgestellten Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Fehlerhafte Rechnungen können zu Nachforderungen führen.
02 Die 7 Pflichtangaben im Detail
Gemäss MWSTG Art. 26 müssen auf einer MWST-konformen Rechnung folgende Angaben enthalten sein:
- Name und Adresse des Leistungserbringers (du). Dein vollständiger Name oder Firmenname sowie deine Geschäftsadresse. Bei Einzelfirmen: Vorname und Nachname.
- Name und Adresse des Leistungsempfängers (dein Kunde). Der vollständige Name oder die Firma deines Kunden plus Adresse. Bei B2B-Rechnungen ist das besonders wichtig für den Vorsteuerabzug.
- Datum oder Zeitraum der Leistung. Wann hast du die Leistung erbracht? Bei einmaligen Aufträgen genügt das Datum, bei laufenden Mandaten der Zeitraum (z.B. «Januar bis März 2026»).
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung. Was hast du geliefert oder geleistet? Eine klare Beschreibung wie «Webdesign für Website-Relaunch» oder «Beratung Steuerplanung, 4 Stunden».
- Entgelt (Rechnungsbetrag). Der Betrag, den dein Kunde bezahlen muss. Bei MWST-pflichtigen Rechnungen: exkl. MWST, dann MWST separat, dann Total inkl. MWST.
- Steuersatz und Steuerbetrag. Welcher MWST-Satz gilt (8.1%, 2.6% oder 3.8%) und wie hoch ist der Steuerbetrag in CHF? Falls mehrere Sätze gelten, müssen diese separat aufgeführt werden.
- UID-Nummer mit MWST-Zusatz. Deine Unternehmens-Identifikationsnummer im Format CHE-123.456.789 MWST. Diese bekommst du bei der Anmeldung bei der ESTV.
03 Rechnung ohne MWST – was gilt?
Wenn dein Jahresumsatz unter CHF 100'000 liegt und du dich nicht freiwillig bei der ESTV angemeldet hast, bist du nicht MWST-pflichtig. In diesem Fall gelten vereinfachte Anforderungen:
- Du weist keine MWST auf der Rechnung aus – weder Satz noch Betrag
- Du brauchst keine UID-Nummer (bzw. keinen MWST-Zusatz)
- Die restlichen Angaben (Name, Adresse, Leistung, Datum, Betrag) solltest du trotzdem aufführen
- Statt «exkl./inkl. MWST» schreibst du einfach den Gesamtbetrag
Es ist gute Praxis, auf der Rechnung einen Hinweis anzubringen wie: «Nicht MWST-pflichtig gemäss Art. 10 Abs. 2 MWSTG». So weiss dein Kunde, warum keine MWST ausgewiesen ist – und versucht nicht, eine Vorsteuer geltend zu machen, die es gar nicht gibt.
04 Checkliste: Rechnung prüfen
Bevor du eine Rechnung versendest, gehe diese Checkliste durch. So stellst du sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind:
| Pflichtangabe | Mit MWST | Ohne MWST |
|---|---|---|
| Name & Adresse Leistungserbringer | Pflicht | Empfohlen |
| Name & Adresse Leistungsempfänger | Pflicht | Empfohlen |
| Datum / Zeitraum der Leistung | Pflicht | Empfohlen |
| Art, Gegenstand, Umfang | Pflicht | Empfohlen |
| Rechnungsbetrag (Entgelt) | Pflicht | Pflicht |
| Steuersatz + Steuerbetrag | Pflicht | Nicht ausweisen |
| UID-Nummer (CHE-xxx MWST) | Pflicht | Nicht nötig |
| Rechnungsnummer | Empfohlen | Empfohlen |
| Zahlungsfrist | Empfohlen | Empfohlen |
| QR-Zahlteil | Empfohlen | Empfohlen |
Die letzten drei Punkte (Rechnungsnummer, Zahlungsfrist, QR-Zahlteil) sind gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, aber in der Praxis unverzichtbar. Eine fortlaufende Rechnungsnummer hilft dir bei der Buchhaltung, die Zahlungsfrist regelt die Zahlungsbedingungen, und der QR-Zahlteil macht die Bezahlung für deinen Kunden einfach.
05 Praxis-Beispiel: Musterrechnung
So sieht eine korrekte Schweizer Rechnung mit MWST aus. Alle Pflichtangaben sind markiert:
Anna Muster
Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich
CHE-123.456.789 MWST // UID-Nummer
An: // Leistungsempfänger
Beispiel AG
Max Beispiel
Seestrasse 5, 6003 Luzern
Rechnung Nr. 2026-015 Datum: 20.01.2026
Leistungszeitraum: Dez. 2025 – Jan. 2026
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Website-Relaunch (Design & Umsetzung)
Konzept, Wireframes, Design, Umsetzung
40 Stunden à CHF 150.00 CHF 6'000.00
SEO-Optimierung
Keyword-Analyse, Meta-Tags, Sitemap
Pauschal CHF 1'200.00
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Zwischensumme exkl. MWST: CHF 7'200.00
MWST 8.1%: CHF 583.20
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Total inkl. MWST: CHF 7'783.20
Zahlbar innert 30 Tagen
+ QR-Zahlteil am unteren Rand
Beachte, dass die Leistungsbeschreibung klar und nachvollziehbar ist. «Diverse Arbeiten» oder «Dienstleistung» ist zu unspezifisch. Die ESTV erwartet, dass aus der Rechnung hervorgeht, was genau geleistet wurde.
06 Einzly füllt das automatisch aus
Einzly stellt sicher, dass jede Rechnung, die du erstellst, alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Du musst dich um nichts kümmern.
- Firmendaten automatisch eingesetzt. Beim Setup gibst du deine Adresse und UID-Nummer einmal ein. Ab dann erscheinen diese Daten auf jeder Rechnung – korrekt formatiert.
- MWST automatisch berechnet. Einzly kennt deinen MWST-Status und den gültigen Steuersatz. Die MWST wird automatisch berechnet und separat ausgewiesen. Bist du nicht MWST-pflichtig, wird keine MWST angezeigt.
- Fortlaufende Rechnungsnummer. Jede Rechnung bekommt automatisch eine eindeutige, fortlaufende Nummer. Du musst nicht selbst mitzählen.
- QR-Zahlteil integriert. Jede Rechnung wird als PDF mit QR-Zahlteil am unteren Rand generiert. Dein Kunde kann direkt mit der Banking-App scannen und bezahlen.
07 Häufige Fragen zu Rechnungs-Pflichtangaben
Müssen Rechnungen auf Deutsch sein?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift zur Rechnungssprache in der Schweiz. Du kannst Rechnungen auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch ausstellen. Wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben gemäss MWSTG Art. 26 enthalten sind – unabhängig von der Sprache.
Brauche ich eine UID-Nummer unter CHF 100'000 Umsatz?
Nein. Die UID-Nummer mit MWST-Zusatz (z.B. CHE-123.456.789 MWST) ist nur erforderlich, wenn du MWST-pflichtig bist. Unter CHF 100'000 Jahresumsatz bist du in der Regel nicht MWST-pflichtig und brauchst keine UID-Nummer auf der Rechnung. Du darfst in diesem Fall auch keine MWST ausweisen.
Was gilt bei Rechnungen ins Ausland?
Exporte von Waren und bestimmte Dienstleistungen ins Ausland sind grundsätzlich von der MWST befreit (Art. 23 MWSTG). Du stellst die Rechnung ohne MWST aus, verweist aber auf die Steuerbefreiung. Die übrigen Pflichtangaben (Name, Adresse, Leistung, Betrag) gelten weiterhin.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
In der Schweiz gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für geschäftliche Unterlagen (Art. 958f OR). Das betrifft alle Rechnungen – ausgestellte und erhaltene. Die Aufbewahrung kann in Papierform oder elektronisch erfolgen, sofern die Echtheit und Integrität gewährleistet ist.